Privacy policy
Last updated: 12 October 2026
Part A. This website
A1. Who is responsible
IMPES OÜ, Estonian registry code 16981862, VAT EE102908301, registered office Keevise tn 2, 11415 Tallinn, Estonia. Email: contact@synaptik.cc. The full company details are in the legal notice.
A2. What data we collect, why and on what basis
| Data | Purpose | Legal basis |
|---|---|---|
| Contact form: name, agency, email or phone, whether you want a demo or the audit; any message you add. Email you send us directly. | Reply to your request, arrange the demo or the audit and send the offer you ask for. | Steps at your request before a contract (art. 6.1.b GDPR) and our legitimate interest in answering business enquiries (art. 6.1.f GDPR). |
| Contact details of agencies and their staff taken from public sources, and our notes from the conversations we have with them. | Offer Synaptik to estate agencies and follow up. | Legitimate interest in B2B promotion (art. 6.1.f GDPR and art. 19 LOPDGDD). You can object at any time. |
| Browser preferences (theme, language). | Remember your choice. | Stored only in your device, see the cookie policy. |
When you send the contact form, we receive your name, your agency, your email or phone and what you would like, as an email to contact@synaptik.cc. We use them only to answer you and arrange the demo or the audit. The email is sent through Resend (servers in the European Union, Ireland). If the form cannot send, it opens your email program with the message ready.
The site has no analytics, no advertising and no tracking tools.
A3. How long we keep it
We keep your request data while we handle it. If no contract follows, we delete it up to 12 months after our last contact. If you become a customer, the contract terms and the legal retention periods apply (for example, tax and accounting records for the period the law requires).
A4. Who receives it
- Hosting provider: the website is served by Vercel Inc. (global network, with the European Commission’s standard contractual clauses). The assistant service runs on servers in the European Union (Hetzner, see part B).
- Email provider: the service that hosts the contact@synaptik.cc mailbox.
- Advisers, such as an accountant or lawyer, when the law or a contract requires it.
We do not sell personal data and do not share it with anyone else, except where the law obliges us (for example, to public authorities).
A5. International transfers
If our email provider processes data outside the European Economic Area, the transfer relies on an adequacy decision of the European Commission or on standard contractual clauses.
A6. Your rights
You can ask us for access, rectification, erasure, restriction, portability and to object to the processing of your data. Write to contact@synaptik.cc and tell us what you want. We answer within one month. If you think we handled your data wrongly, you can complain to the Spanish Data Protection Agency (AEPD), www.aepd.es.
Part B. The WhatsApp assistant (agency customers)
B1. Roles
When an agency uses Synaptik, the agency is the data controller of its buyers’ data: it decides why and how the data is used and is responsible for informing buyers and having a legal basis. IMPES OÜ, the company behind Synaptik, acts as data processor under article 28 GDPR and processes the data only on the agency’s documented instructions. Both sides sign a data processing agreement (DPA) before the service starts. The company uses buyers’ data only to provide the service to that agency, not for its own purposes.
B2. What the assistant processes
- The messages the buyer and the assistant exchange on WhatsApp.
- The buyer’s phone number and WhatsApp profile name.
- The detected language.
- Preferences the buyer gives in the conversation: property of interest, area, budget, cash or mortgage, travel dates.
- A summary and a qualification of the conversation (for example, whether the buyer looks serious) that the assistant sends to the agency.
We do not ask for special categories of data. If a buyer writes them anyway, they stay in the conversation and the agency decides what to do with them.
B3. Sub-processors
| Sub-processor | What it does | Where |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp Business Platform, Cloud API) | Delivers the WhatsApp messages between buyer and assistant. Meta also handles some data under its own terms. | Meta decides, see its terms |
| Language-model provider (e.g. OpenAI) | Generates the assistant’s replies from the conversation text. | May involve processing outside the EEA, covered by standard contractual clauses or an adequacy decision |
| Hetzner (hosting), managed with Coolify | Servers where the service and its database run. | European Union |
The DPA lists the current sub-processors. We tell the agency before adding or replacing one, so it can object.
B4. Retention
We keep the conversation data while the agency’s contract is active, or for the shorter period the agency sets. When the contract ends, we return or delete the data as the DPA states, unless the law requires us to keep it.
B5. Security
We use encrypted connections and restrict access to the data to the people who need it to run the service. If we detect a personal data breach affecting an agency’s data, we tell the agency without undue delay so it can meet its own obligations.
B6. Buyers’ rights
If you wrote to an estate agency through WhatsApp and want to access, correct or delete your data, or object to its use, contact that agency, which is the controller. If you write to us, we pass your request to the agency and help it answer. You can also complain to the AEPD or to the authority in your country.
Changes
If we change this policy, we publish the new version here with its date.
Política de privacidad
Última actualización: 12 de octubre de 2026
Parte A. Esta web
A1. Quién es el responsable
IMPES OÜ, código de registro en Estonia 16981862, NIF-IVA EE102908301, domicilio social Keevise tn 2, 11415 Tallin, Estonia. Correo electrónico: contact@synaptik.cc. Los datos completos de la sociedad están en el aviso legal.
A2. Qué datos recogemos, para qué y con qué base
| Datos | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|
| Formulario de contacto: nombre, agencia, correo o teléfono, si quieres una demo o la auditoría y el mensaje que añadas. Correos que nos envíes directamente. | Responder a tu solicitud, organizar la demo o la auditoría y enviarte la oferta que pidas. | Medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b RGPD) e interés legítimo en atender consultas profesionales (art. 6.1.f RGPD). |
| Datos de contacto de inmobiliarias y de su personal tomados de fuentes públicas, y nuestras notas de las conversaciones con ellas. | Ofrecer Synaptik a inmobiliarias y hacer seguimiento. | Interés legítimo en la promoción entre empresas (art. 6.1.f RGPD y art. 19 LOPDGDD). Puedes oponerte en cualquier momento. |
| Preferencias del navegador (tema, idioma). | Recordar tu elección. | Se guardan solo en tu dispositivo, mira la política de cookies. |
Cuando envías el formulario de contacto, recibimos tu nombre, tu inmobiliaria, tu email o teléfono y lo que quieres, como un email a contact@synaptik.cc. Los usamos solo para contestarte y organizar la demo o la auditoría. El email se envía a través de Resend (servidores en la Unión Europea, Irlanda). Si el formulario no puede enviarse, abre tu programa de correo con el mensaje listo.
La web no usa analítica, publicidad ni herramientas de seguimiento.
A3. Cuánto tiempo los guardamos
Guardamos los datos de tu solicitud mientras la gestionamos. Si no hay contrato, los borramos como máximo 12 meses después de nuestro último contacto. Si te haces cliente, se aplican las condiciones del contrato y los plazos legales de conservación (por ejemplo, los registros fiscales y contables durante el periodo que exige la ley).
A4. Quién los recibe
- Proveedor de alojamiento: la web la sirve Vercel Inc. (red mundial, con las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea). El servicio del asistente funciona en servidores de la Unión Europea (Hetzner, ver parte B).
- Proveedor de correo: el servicio que aloja el buzón contact@synaptik.cc.
- Asesores, como un gestor o un abogado, cuando la ley o un contrato lo exijan.
No vendemos datos personales ni los cedemos a nadie más, salvo obligación legal (por ejemplo, a las autoridades públicas).
A5. Transferencias internacionales
Si nuestro proveedor de correo trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se apoya en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en cláusulas contractuales tipo.
A6. Tus derechos
Puedes pedirnos acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oponerte al tratamiento de tus datos. Escribe a contact@synaptik.cc y dinos qué quieres. Respondemos en un mes. Si crees que hemos tratado mal tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es.
Parte B. El asistente de WhatsApp (inmobiliarias clientes)
B1. Roles
Cuando una inmobiliaria usa Synaptik, la inmobiliaria es la responsable del tratamiento de los datos de sus compradores: decide para qué y cómo se usan, debe informar a los compradores y tener una base jurídica. IMPES OÜ, la sociedad que opera Synaptik, actúa como encargada del tratamiento según el artículo 28 del RGPD y trata los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas de la inmobiliaria. Ambas partes firman un contrato de encargo del tratamiento (DPA) antes de empezar el servicio. La sociedad usa los datos de los compradores solo para prestar el servicio a esa inmobiliaria, no para fines propios.
B2. Qué trata el asistente
- Los mensajes que el comprador y el asistente intercambian por WhatsApp.
- El número de teléfono del comprador y su nombre de perfil de WhatsApp.
- El idioma detectado.
- Las preferencias que el comprador indica en la conversación: inmueble de interés, zona, presupuesto, pago al contado o con hipoteca, fechas de viaje.
- Un resumen y una valoración de la conversación (por ejemplo, si el comprador parece serio) que el asistente envía a la inmobiliaria.
No pedimos categorías especiales de datos. Si un comprador las escribe igualmente, quedan en la conversación y la inmobiliaria decide qué hacer con ellas.
B3. Subencargados
| Subencargado | Qué hace | Dónde |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp Business Platform, Cloud API) | Entrega los mensajes de WhatsApp entre el comprador y el asistente. Meta también trata algunos datos con sus propias condiciones. | Lo decide Meta, mira sus condiciones |
| Proveedor de modelos de lenguaje (p. ej. OpenAI) | Genera las respuestas del asistente a partir del texto de la conversación. | Puede implicar tratamiento fuera del EEE, cubierto por cláusulas contractuales tipo o una decisión de adecuación |
| Hetzner (alojamiento), gestionado con Coolify | Servidores donde funcionan el servicio y su base de datos. | Unión Europea |
El DPA recoge los subencargados vigentes. Avisamos a la inmobiliaria antes de añadir o cambiar uno, para que pueda oponerse.
B4. Conservación
Guardamos los datos de las conversaciones mientras el contrato de la inmobiliaria esté vigente, o durante el plazo más corto que ella fije. Al terminar el contrato, devolvemos o borramos los datos como indique el DPA, salvo que la ley exija conservarlos.
B5. Seguridad
Usamos conexiones cifradas y limitamos el acceso a los datos a las personas que lo necesitan para mantener el servicio. Si detectamos una violación de seguridad que afecte a los datos de una inmobiliaria, se lo comunicamos sin dilación indebida para que pueda cumplir sus propias obligaciones.
B6. Derechos de los compradores
Si escribiste a una inmobiliaria por WhatsApp y quieres acceder a tus datos, corregirlos, borrarlos u oponerte a su uso, dirígete a esa inmobiliaria, que es la responsable. Si nos escribes a nosotros, trasladamos tu solicitud a la inmobiliaria y la ayudamos a responder. También puedes reclamar ante la AEPD o ante la autoridad de tu país.
Cambios
Si cambiamos esta política, publicamos aquí la nueva versión con su fecha.